Dla Wspólnoty Mieszkaniowej

Dobrze przygotowany do swoich zadań, doświadczony zarządca nieruchomości stanowi dla właściciela nieruchomości gwarancję, że nieruchomość jest i będzie utrzymana w sposób przejrzysty zarówno dla niego, jak też dla jej współwłaścicieli.

Aby jak najlepiej spełnić oczekiwania naszych Klientów i wywiązać się z dokonanej obietnicy szeroko zakrojonej współpracy, personel naszej firmy przy obsłudze nieruchomości będzie odpowiedzialny za następujące kwestie:

  • obsługę finansową
  • usługi administracyjne
  • usługi operacyjne
  • raportowanie.

 

Pod pojęciem obsługi finansowej między innymi rozumiemy:

  • obsługę konta bankowego Wspólnoty Mieszkaniowej wraz z kontami indywidualnymi
  • przygotowanie rocznego planu gospodarczego
  • przygotowanie rocznych sprawozdań finansowych z działalności Wspólnoty Mieszkaniowej
  • dzięki posiadanemu oprogramowaniu (e-kartoteka / program Mieszczanin) umożliwiamy członkom Wspólnoty Mieszkaniowej dostęp on-line do indywidualnych kont właścicieli lokali
  • bieżące prowadzenie pozaksięgowej ewidencji kosztów utrzymania powierzchni wspólnych
  • okresowe rozliczanie zużycia mediów w lokalach należących do współwłaścicieli nieruchomości
  • przygotowywanie dla potrzeb Zarządu Wspólnoty Mieszkaniowej comiesięcznych informacji / zestawień o poniesionych kosztach utrzymania nieruchomości oraz uzyskanych przychodach
  • windykację należności w zakresie podstawowym, doradztwo w zakresie windykacji wykraczającej poza działania standardowe, działanie w oparciu o uzgodnioną i zatwierdzoną procedurę windykacyjną.

 

Pod pojęciem usług administracyjnych między innymi rozumiemy:

  • w oparciu o obowiązujące procedury, z wykorzystaniem list kontrolnych przejęcie od developera lub dotychczasowego zarządcy dokumentacji technicznej nieruchomości wspólnej, eksploatacyjnej lokali, finansowo – księgowej Wspólnoty Mieszkaniowej oraz sprawdzenie kompletności i prawidłowości przejętej dokumentacji
  • stworzenie i wdrożenie procedur dla zarządzanej / administrowanej nieruchomości
  • kontakt telefoniczny 24h na dobę z administratorem oraz internetowa obsługa mieszkańców
  • bieżąca współpraca i komunikacja pomiędzy Developerem / Zarządem Wspólnoty Mieszkaniowej / właścicielami mieszkań w sprawach związanych z codziennym funkcjonowaniem nieruchomości
  • wsparcie Wspólnoty Mieszkaniowej w zakresie wyboru optymalnej polisy ubezpieczeniowej dla nieruchomości, jak też procedowanie zgłaszanych z polisy szkód i zdarzeń
  • współpracę z podmiotami sąsiadującymi z zarządzaną nieruchomością, utrzymywanie dobrosąsiedzkich relacji, wspólne dążenie do rozwiązywania lokalnych problemów
  • codzienną weryfikację jakości świadczonych usług przez obsługę techniczną nieruchomości, ochronę, firmę sprzątającą i inne podmioty – współpracę z podwykonawcami podczas rozwiązywania codziennych problemów
  • przygotowywanie treści uchwał niezbędnych do bieżącego funkcjonowania wspólnoty mieszkaniowej
  • zbieranie głosów w związku z głosowaniem uchwał o których mowa powyżej (także w indywidualnym toku zbierania głosów)
  • przygotowywanie zapytań ofertowych i organizowanie konkursów ofert, przygotowanie i negocjowanie umów w związku ze zbieraniem ofert dotyczących usług niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania nieruchomości lub/i wymaganych przepisami prawa
  • prowadzenie dokumentacji administracyjnej Wspólnoty Mieszkaniowej i jej współwłaścicieli
  • organizacja i przygotowanie dokumentów do rocznych zebrań Wspólnoty Mieszkaniowej zgodnie z postanowieniami ustawy i własności lokali i uzgodnieniami poczynionymi z Deweloperem lub/i Zarządem Wspólnoty Mieszkaniowej.

 

Pod pojęciem usług operacyjnych między innymi rozumiemy:

  • prowadzenie na bieżąco książki obiektu budowlanego oraz przechowywanie i aktualizowanie dokumentacji technicznej nieruchomości, wymaganej przez przepisy prawa budowlanego oraz inne obowiązujące przepisy dotyczące danego typu nieruchomości
  • zlecanie i nadzorowanie kontroli technicznych i okresowych przeglądów urządzeń i instalacji znajdujących się w obrębie nieruchomości zgodnie z DTR urządzeń, zaleceniami producenta / gwaranta oraz obowiązującymi przepisami
  • porady związane z niezbędnymi uregulowaniami techniczno – operacyjnymi dotyczącymi funkcjonowania Wspólnoty Mieszkaniowej oraz obowiązków Developera / Zarządu Wspólnoty Mieszkaniowej
  • opracowanie i przygotowanie części rocznego planu gospodarczego dotyczącego prac remontowo – modernizacyjnych, które powinny być wykonane w danym roku na terenie nieruchomości wspólnej
  • na specjalne zlecenie przygotowywanie 5 letnich planów remontowo – modernizacyjnych, które powinny być wykonane na terenie nieruchomości wspólnej
  • optymalizację kosztów – poszukiwanie możliwości i rozwiązań
  • opracowanie procedur reklamacyjnych i koordynacja usuwania usterek stwierdzonych w częściach wspólnych nieruchomości
  • okresowe obchody nieruchomości, pełnienie funkcji komunikacyjnej pomiędzy firmami zewnętrznymi a właścicielami i użytkownikami Nieruchomości
  • zlecanie i kontrolę nad prawidłową realizacją zleconych zadań wraz z dokonaniem odbioru wykonania prac.

 

Raportowanie może obejmować poniżej przedstawione, przykładowe raporty, które możemy dla Państwa przygotować:

  • raport finansowy obejmujący porównanie osiągniętego planu gospodarczego z zaplanowanym, np. w zakresie wpływów z tytułu zaliczek wpłacanych przez współwłaścicieli, kosztów eksploatacyjnych, nakładów inwestycyjnych, nakładów na amortyzację i wymianę wyposażenia, remontów i napraw
  • raport dotyczący podjętych działań windykacyjnych, w tym spraw sądowych
  • raport ze zdarzeń mających miejsce w okresie raportowym
  • raz do roku przygotowanie materiałów do rocznego zebrania wspólnoty mieszkaniowej uwzględniającego dane finansowe (rozliczenie planu gospodarczego, plan gospodarczy na rok kolejny, rozrachunki z właścicielami oraz sprawozdanie opisowe) oraz zorganizowanie zebrania.

 

Doświadczenie i rzetelność pracowników BERN NIERUCHOMOŚCI zapewnia naszym Klientom wymierne korzyści m.in. oszczędność czasu, spokój i profesjonalne zarządzanie lokalami przeznaczonymi pod wynajem.

Jeżeli są Państwo zainteresowani świadczonymi przez nas usługami lub nie są Państwo zadowoleni z dotychczasowego zarządcy / administratora prosimy o kontakt celem analizy Państwa potrzeb i zaproponowania możliwie najlepszych rozwiązań, zgodnie z naszym mottem

Twój dom i Twoje bezpieczeństwo to nasza Odpowiedzialność